{"id":28875,"date":"2022-03-25T13:32:00","date_gmt":"2022-03-25T12:32:00","guid":{"rendered":"https:\/\/epst-sgen-cfdt.org\/?p=28875"},"modified":"2022-03-31T13:47:21","modified_gmt":"2022-03-31T12:47:21","slug":"le-droit-dacces-au-dossier-individuel-cfdt-fp","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cfdt-recherche-epst.org\/?p=28875","title":{"rendered":"Le droit d&rsquo;acc\u00e8s au dossier individuel (CFDT FP)"},"content":{"rendered":"\n<div data-wp-interactive=\"core\/file\" class=\"wp-block-file\"><object data-wp-bind--hidden=\"!state.hasPdfPreview\" hidden class=\"wp-block-file__embed\" data=\"https:\/\/cfdt-recherche-epst.org\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/le_droit_dacces_au_dossier_individuel_-_25_mars_2021.pdf\" type=\"application\/pdf\" style=\"width:100%;height:600px\" aria-label=\"Contenu embarqu\u00e9 Contenu embarqu\u00e9 le_droit_dacces_au_dossier_individuel_-_25_mars_2021..\"><\/object><a id=\"wp-block-file--media-6dfd5fe1-a310-459c-b7c9-4f3a4138d0c5\" href=\"https:\/\/cfdt-recherche-epst.org\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/le_droit_dacces_au_dossier_individuel_-_25_mars_2021.pdf\">le_droit_dacces_au_dossier_individuel_-_25_mars_2021<\/a><a href=\"https:\/\/cfdt-recherche-epst.org\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/le_droit_dacces_au_dossier_individuel_-_25_mars_2021.pdf\" class=\"wp-block-file__button\" download aria-describedby=\"wp-block-file--media-6dfd5fe1-a310-459c-b7c9-4f3a4138d0c5\">T\u00e9l\u00e9charger<\/a><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">De quoi s\u2019agit-il ?<\/h3>\n\n\n\n<p>Le dossier individuel de l\u2019agent public retrace sa situation administrative. Le droit d\u2019acc\u00e9der \u00e0 son dossier, constitue, pour l\u2019agent, une garantie fondamentale, notamment en mati\u00e8re disciplinaire. La gestion du dossier peut \u00eatre effectu\u00e9e sur support \u00e9lectronique.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Qui est concern\u00e9 ?<\/h3>\n\n\n\n<p>L\u2019ensemble des agents publics (qu\u2019ils soient fonctionnaires ou contractuels) de l\u2019ensemble de la Fonction publique.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Que contient-il ?<\/h2>\n\n\n\n<p>Le dossier individuel de l&rsquo;agent public doit comporter toutes les pi\u00e8ces int\u00e9ressant la situation administrative de l&rsquo;int\u00e9ress\u00e9, enregistr\u00e9es, num\u00e9rot\u00e9es et class\u00e9es sans discontinuit\u00e9. Peuvent \u00eatre cit\u00e9s, \u00e0 titre d\u2019exemple, le compte-rendu de l\u2019entretien professionnel, ou encore, pour les contractuels, une copie de la convention de rupture conventionnelle.<br>En aucun cas, il ne peut y \u00eatre fait \u00e9tat, des opinions ou des activit\u00e9s politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l&rsquo;int\u00e9ress\u00e9, ni de mentions le concernant qui auraient \u00e9t\u00e9 effac\u00e9es par amnistie.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>\u00c0 noter <\/strong>: le dossier individuel est caract\u00e9ris\u00e9 par son unicit\u00e9. En clair, l\u2019existence d\u2019un second dossier o\u00f9 seraient consign\u00e9s certains documents officieux, ou encore des sanctions effac\u00e9es et amnisti\u00e9es, rel\u00e8verait de l\u2019ill\u00e9galit\u00e9 absolue.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Quels sont les droits des agents ?<\/h3>\n\n\n\n<p>Le principal droit est que l\u2019agent peut, \u00e0 tout moment, avoir acc\u00e8s \u00e0 son dossier individuel. L\u2019agent doit en faire la demande, par \u00e9crit, sans qu\u2019il soit n\u00e9cessaire de motiver cette demande.<br>En cas de refus de l\u2019employeur, l\u2019agent peut saisir la commission d\u2019acc\u00e8s aux documents administratifs (CADA), autorit\u00e9 administrative ind\u00e9pendante charg\u00e9e de veiller \u00e0 la libert\u00e9 d\u2019acc\u00e8s aux documents administratifs. En effet, le dossier d\u2019un agent public pr\u00e9sente tous les caract\u00e8res d\u2019un document administratif communicable \u00e0 cet agent (arr\u00eat du Conseil d\u2019\u00c9tat du 11 juillet 1988, n\u00b0 59576).<br>En dernier recours, l\u2019agent peut aussi saisir le juge administratif.<br>Mais c\u2019est en mati\u00e8re disciplinaire que l\u2019acc\u00e8s au dossier est fondamental.<br>Le fonctionnaire \u00e0 l&rsquo;encontre duquel une proc\u00e9dure disciplinaire est engag\u00e9e a droit \u00e0 la communication de l&rsquo;int\u00e9gralit\u00e9 de son dossier individuel et de tous les documents annexes. Le Conseil d\u2019\u00c9tat, dans un arr\u00eat du 25 juillet 2013, n\u00b0 360899, pr\u00e9cise que ces dispositions impliquent, notamment, qu&rsquo;il soit fait droit \u00e0 la demande de communication de son dossier, au fonctionnaire concern\u00e9 par une proc\u00e9dure disciplinaire, avant que l&rsquo;autorit\u00e9 disposant du pouvoir de sanction se prononce.<\/p>\n\n\n\n<p>En effet, l\u2019existence m\u00eame du dossier, et surtout son acc\u00e8s, constitue une garantie pour les fonctionnaires qui peuvent donc, \u00e0 tout moment, exercer leur droit \u00e0 communication, et conna\u00eetre ainsi les \u00e9l\u00e9ments dont dispose, \u00e0 son encontre, l\u2019autorit\u00e9 ayant le pouvoir disciplinaire. De plus, l&rsquo;administration est tenue d&rsquo;informer le fonctionnaire de son droit \u00e0 communication du dossier.<br>\u00c0 noter : si la proc\u00e9dure disciplinaire n\u2019est pas la m\u00eame pour le contractuel, une sanction disciplinaire peut tout \u00e0 fait \u00eatre envisag\u00e9e \u00e0 son encontre, et le droit d\u2019acc\u00e8s \u00e0 son dossier est alors identique \u00e0 celui du fonctionnaire. Par ailleurs, le licenciement pour inaptitude physique ne peut intervenir sans que le contractuel ait \u00e9t\u00e9 mis \u00e0 m\u00eame de demander la communication de son dossier individuel. De m\u00eame, dans le cadre d\u2019un licenciement pour un motif d&rsquo;insuffisance professionnelle, il doit pr\u00e9alablement \u00eatre mis \u00e0 m\u00eame de demander la communication de l&rsquo;int\u00e9gralit\u00e9 de toute pi\u00e8ce figurant dans son dossier individuel, dans un d\u00e9lai suffisant lui permettant d&rsquo;en prendre connaissance.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Comment est g\u00e9r\u00e9 le dossier sur support \u00e9lectronique ?<\/h3>\n\n\n\n<p>Si le dossier individuel peut \u00eatre g\u00e9r\u00e9 sur support \u00e9lectronique, il doit l\u2019\u00eatre avec les m\u00eames garanties que le dossier papier.<br>Les modalit\u00e9s de cr\u00e9ation et de passage \u00e0 la gestion des dossiers sur support \u00e9lectronique sont d\u00e9finies par arr\u00eat\u00e9 ou d\u00e9cision de l&rsquo;autorit\u00e9 administrative ou territoriale pris apr\u00e8s avis du comit\u00e9 social comp\u00e9tent (voir les fiches qui leur sont consacr\u00e9es) qui est tenu inform\u00e9 des syst\u00e8mes d&rsquo;information et proc\u00e9d\u00e9s utilis\u00e9s.<br>Le dossier individuel peut \u00eatre cr\u00e9\u00e9 et g\u00e9r\u00e9, en tout ou partie, sur support \u00e9lectronique, soit \u00e0 partir de documents \u00e9tablis sur support papier et num\u00e9ris\u00e9s, soit \u00e0 partir de documents produits directement sous forme \u00e9lectronique. Chaque document est class\u00e9 par r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 la nomenclature cadre annex\u00e9e \u00e0 l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 21 d\u00e9cembre 2012 relatif \u00e0 la composition du dossier individuel des agents publics g\u00e9r\u00e9 sur support \u00e9lectronique NOR : RDFF1239419A.<br>\u00c0 noter : en cas de coexistence des supports \u00e9lectronique et papier, toute pi\u00e8ce vers\u00e9e au dossier ne peut \u00eatre conserv\u00e9e que sur l&rsquo;un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l&rsquo;administration.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Quelle composition ?<\/h3>\n\n\n\n<p>Il se compose des documents figurant dans la nomenclature cadre annex\u00e9e pr\u00e9cit\u00e9e, ainsi que des informations attach\u00e9es \u00e0 ces documents, permettant d&rsquo;\u00e9tablir la tra\u00e7abilit\u00e9 des op\u00e9rations de gestion y aff\u00e9rentes.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Quelle dur\u00e9e de conservation des documents ?<\/h3>\n\n\n\n<p>Une dur\u00e9e de conservation est fix\u00e9e pour chaque type de document. Au terme de sa conservation, chaque document fait l&rsquo;objet soit d&rsquo;un archivage interm\u00e9diaire, soit d&rsquo;une destruction, selon les indications figurant dans la nomenclature. L&rsquo;archivage interm\u00e9diaire prend fin \u00e0 l&rsquo;issue de la dur\u00e9e d&rsquo;utilit\u00e9 administrative du document, \u00e0 savoir les 80 ans de l&rsquo;agent. Au terme de leur dur\u00e9e d&rsquo;utilit\u00e9 administrative, les documents font l&rsquo;objet d&rsquo;un versement dans un service public d&rsquo;archives, ou sont \u00e9limin\u00e9s.<br>Les informations attach\u00e9es aux documents sont soumises aux m\u00eames r\u00e8gles de conservation ou de destruction des documents. Les observations de l\u2019agent (voir plus loin), annex\u00e9es aux documents, sont soumises aux m\u00eames r\u00e8gles de gestion que les documents qu&rsquo;elles commentent ou compl\u00e8tent.<br>\u00c0 noter : la dur\u00e9e de conservation des traces de consultation est de trois ans.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Avec quelle habilitation et quelle confidentialit\u00e9 ?<\/h3>\n\n\n\n<p>L&#8217;employeur est tenu de prendre toute pr\u00e9caution pour pr\u00e9server la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es<br>personnelles ainsi que l&rsquo;int\u00e9grit\u00e9, l&rsquo;accessibilit\u00e9 et la lisibilit\u00e9 du dossier. Des habilitations, pr\u00e9cisant les documents et les types d&rsquo;op\u00e9rations autoris\u00e9s, ainsi que leur dur\u00e9e, sont d\u00e9livr\u00e9es par l&#8217;employeur aux agents charg\u00e9s de la gestion des dossiers d\u00e9sign\u00e9s \u00e0 cet effet. Des habilitations peuvent, le cas \u00e9ch\u00e9ant, \u00eatre d\u00e9livr\u00e9es, dans les limites de leur domaine d&rsquo;intervention, \u00e0 des tiers, notamment aux repr\u00e9sentants du personnel, lorsque leur acc\u00e8s au dossier de l&rsquo;agent est pr\u00e9vu par une disposition l\u00e9gislative ou r\u00e9glementaire. Les r\u00e8gles de gestion des habilitations sont pr\u00e9cis\u00e9es par l&rsquo;arr\u00eat\u00e9 ou la d\u00e9cision susmentionn\u00e9e pr\u00e9c\u00e9demment.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Quel droit d\u2019acc\u00e8s pour l\u2019agent ?<\/h3>\n\n\n\n<p>Les agents dont le dossier a \u00e9t\u00e9 d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 sont tenus inform\u00e9s des modalit\u00e9s pratiques d&rsquo;exercice des droits qui leur sont garantis tels que le droit \u00e0 la consultation, \u00e0 la rectification ou \u00e0 la copie. Les coordonn\u00e9es de l&rsquo;autorit\u00e9 aupr\u00e8s de laquelle ils peuvent exercer leurs droits, leur sont communiqu\u00e9es. En cas de coexistence d&rsquo;un support \u00e9lectronique avec un support papier, la demande d&rsquo;acc\u00e8s et de rectification est valable pour l&rsquo;ensemble du dossier, quel qu&rsquo;en soit le support.<br>La consultation du dossier sur support \u00e9lectronique a lieu par affichage sur \u00e9cran des documents sous une forme accessible.<br>L&rsquo;agent adresse toute demande de rectification, de retrait ou d&rsquo;ajout d&rsquo;un document \u00e0 l&rsquo;autorit\u00e9, soit lors de la consultation, soit ult\u00e9rieurement. Sur sa demande, ses observations sont  consign\u00e9es en annexe au document concern\u00e9.<br><\/p>\n\n\n\n<p>L&rsquo;agent obtient, \u00e0 sa demande, une copie de tout ou partie des \u00e9l\u00e9ments de son dossier :<br>\u2022 Par transmission des documents correspondants \u00e0 son adresse \u00e9lectronique professionnelle nominative ou par remise d&rsquo;un support num\u00e9rique ;<br>\u2022 Ou par remise d&rsquo;une copie sur support papier conforme \u00e0 l&rsquo;original.<br>\u00c0 noter : en cas de mobilit\u00e9 de l&rsquo;agent, le dossier reste g\u00e9r\u00e9 par l&#8217;employeur d\u2019origine.<br><\/p>\n\n\n\n<p>L&#8217;employeur d&rsquo;accueil transmet \u00e0 ce dernier, sans d\u00e9lai, les documents du dossier \u00e9tablis pendant la p\u00e9riode o\u00f9 cet agent exerce des fonctions en son sein. En revanche, lorsqu&rsquo;est rompu le lien statutaire ou contractuel avec l&#8217;employeur d&rsquo;origine, le dossier sur support \u00e9lectronique est transf\u00e9r\u00e9 \u00e0 l&#8217;employeur d&rsquo;accueil.<\/p>\n\n\n\n<p>Textes en vigueur :<br>Code g\u00e9n\u00e9ral de la fonction publique : Articles L137-1, L137-2, L137-3, L137- 4, L532-4) ;<br>D\u00e9cret n\u00b0 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et \u00e0 sa gestion sur support \u00e9lectronique<br>Arr\u00eat\u00e9 du 21 d\u00e9cembre 2012 relatif \u00e0 la composition du dossier individuel des agents publics g\u00e9r\u00e9 sur support \u00e9lectronique NOR : RDFF1239419A<br>D\u00e9cret n\u00b0 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions g\u00e9n\u00e9rales applicables aux agents contractuels de l&rsquo;Etat pris pour l&rsquo;application des articles 7 et 7 bis de la loi n\u00b0 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives \u00e0 la fonction publique de l&rsquo;\u00c9tat : Articles : 1-4 (alin\u00e9a 13), 17 (dernier alin\u00e9a), 44 (alin\u00e9as 3 et 4), 45-2 et 49-6 (dernier alin\u00e9a)<br>D\u00e9cret n\u00b088-145 du 15 f\u00e9vrier 1988 pris pour l&rsquo;application de l&rsquo;article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifi\u00e9e portant dispositions statutaires relatives \u00e0 la fonction publique territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale : Articles 1-1 (I), 1-3 (IV, 6\u00b0), 13 (dernier alin\u00e9a), 37 (alin\u00e9a 2), 39-2 et 49 septies (dernier alin\u00e9a)<br>D\u00e9cret n\u00b0 91-155 du 6 f\u00e9vrier 1991 relatif aux dispositions g\u00e9n\u00e9rales applicables aux agents contractuels des \u00e9tablissements mentionn\u00e9s \u00e0 l&rsquo;article 2 de la loi n\u00b0 86-33 du 9 janvier 1986 modifi\u00e9e portant dispositions statutaires relatives \u00e0 la fonction publique hospitali\u00e8re : Articles 1-1 (I), 1-3 (alin\u00e9a 14), 17-2<br>(dernier alin\u00e9a), 40 (alin\u00e9a 2), 41-2 et 45-7 (dernier alin\u00e9a)<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>De quoi s\u2019agit-il ? 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