Organisation du travail au CNRS, à l’Inserm, chez Inria, dans le contexte Covid-19

Organisation du travail et consignes au CNRS :

https://intranet.cnrs.fr/Vie_interne/msg/Pages/Coronavirus–consignes-et-conseils.aspx

Travail en présentiel et en télétravail 

(informations mises à jour le 8 octobre  2020)

Le télétravail continue d’être déployé conformément au régime relevant du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 modifié relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature. Les demandes de télétravail et les modifications des jours télétravaillés seront traitées dans les meilleurs délais au fil de l’eau via l’application ARIANE. Les campagnes de demande sont supprimées.

Par ailleurs, dans le cadre de la crise sanitaire, la circulaire relative au renforcement du télétravail dans la fonction publique de l’État de la ministre de la transformation et de la fonction publiques du 7 octobre 2020 précise les mesures générales  spécifiques aux zones d’alerte renforcée et maximale :

• La pratique du télétravail doit être privilégiée conformément au décret n° 2016-151 ;
• Les chefs de service doivent définir des organisations de travail qui intègrent 2 à 3 jours de télétravail par semaine pour les agents dont les missions peuvent être exercées en télétravail, chaque fois que cela peut être concilié avec les nécessités de service.

À la date du 8 octobre les zones d’alerte renforcée et maximale sont :

• Zones d’alerte renforcée : Bordeaux, Grenoble, Lille, Lyon, Montpellier, Nice, Rennes, Rouen, Saint-Étienne et Toulouse ;
• Zones d’alerte maximale : Aix-Marseille et la Guadeloupe depuis le 23 septembre. Paris et les trois départements (Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis et Val-de-Marne).

En raison de la situation exceptionnelle et de l’urgence :

• Les demandes de télétravail pour les agents n’y ayant pas encore recourt, ou les modifications du nombre de jours, ne passeront pas par Ariane ;
• Tous les agents en télétravail doivent renseigner leur situation dans AGATE en précisant « COVID » en commentaires. »

Quelle réponse apporter à un agent qui demande à réaliser son activité en télétravail au-delà de 3 jours par semaine ? Le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature prévoit dans son article 3 que la « quotité des fonctions pouvant être exercées sous la forme du télétravail ne peut être supérieure à trois jours par semaine. Le temps de présence sur le lieu d’affectation ne peut être inférieur à deux jours par semaine. ».Un agent sollicitant plus de trois jours par semaine pourra le faire s’il s’inscrit dans le cadre dérogatoire prévu par l’article 4 du décret précité, à savoir : si son « état de santé, le handicap ou l’état de grossesse le justifient et après avis du service de médecine préventive ou du médecin du travail » ou s’il s’inscrit dans le cadre d’une « autorisation temporaire de télétravail […] demandée et accordée en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l’accès au service ou le travail sur site ».

Peuvent faire une demande de télétravail via ARIANE : les agents présentant l’une des pathologies mentionnées à l’article 2 du décret n° 2020-1098 du 29 août 2020 pris pour l’application de l’article 20 de la loi n° 2020-473 du 25 avril 2020 de finances rectificatives pour 2020 :

• Cancer évolutif sous traitement (hors hormonothérapie) ;
• immunodépression congénitale ou acquise :
  • Médicamenteuse : chimiothérapie anticancéreuse, traitement immunosuppresseur, biothérapie et/ou corticothérapie à dose immunosuppressive ;
  • Infection à VIH non contrôlée ou avec des CD4 < 200/mm3 ;
  • Consécutive à une greffe d’organe solide ou de cellules souches hématopoïétiques ;
  • Liée à une hémopathie maligne en cours de traitement.
• Être âgé de 65 ans ou plus et avoir un diabète associé à une obésité ou des complications micro ou macrovasculaires ;
• Être dialysé ou présenter une insuffisance rénale chronique sévère.

Si leur mission ne le permet pas, ces agents seront placés en ASA, sur la base d’un certificat d’isolement délivré par un médecin. Ils devront indiquer dans Agate leur position (télétravail ou ASA) en précisant en commentaires « COVID ».

Le télétravail est la solution à encourager lorsque les missions exercées s’y prêtent pour les  agents présentant l’un des facteurs de vulnérabilité rappelés dans l’avis du Haut Conseil de santé publique du 19 juin 2020 :

• Les personnes âgées de 65 ans et plus (même si les personnes âgées de 50 ans à 65 ans doivent être surveillées de façon plus rapprochée) ;
• Les personnes avec antécédents (ATCD) cardiovasculaires : hypertension artérielle compliquée (avec complications cardiaques, rénales et vasculo-cérébrales), ATCD d’accident vasculaire cérébral ou de coronaropathie, de chirurgie cardiaque, insuffisance cardiaque stade NYHA III ou IV ;
• Les diabétiques, non équilibrés ou présentant des complications ;
• Les personnes ayant une pathologie chronique respiratoire susceptible de décompenser lors d’une infection virale (broncho pneumopathie obstructive, asthme sévère, fibrose pulmonaire, syndrome d’apnées du sommeil, mucoviscidose notamment) ;
• Les patients ayant une insuffisance rénale chronique dialysée ;
• Les malades atteints de cancer évolutif sous traitement (hors hormonothérapie) ;
• Les personnes présentant une obésité (indice de masse corporelle (IMC) > 30 kgm-2) ;
• Les personnes avec une immunodépression congénitale ou acquise :
  • Médicamenteuse : chimiothérapie anti cancéreuse, traitement immunosuppresseur, biothérapie et/ou corticothérapie à dose immunosuppressive ;
  • Infection à VIH non contrôlée ou avec des CD4 <200/mm3 ;
  • Consécutive à une greffe d’organe solide ou de cellules souches hématopoïétiques ;
  • Liée à une hémopathie maligne en cours de traitement.
• Les malades atteints de cirrhose au stade B du score de Child Pugh au moins ;
• Les personnes présentant un syndrome drépanocytaire majeur ou ayant un antécédent de splénectomie ;
• Les femmes enceintes, au troisième trimestre de la grossesse, compte tenu des données disponibles et considérant qu’elles sont très limitées.

Ces agents devront indiquer dans Agate leur position en télétravail en précisant en commentaires « COVID ».

Lorsque le télétravail n’est pas possible ou lorsque, malgré une possibilité de télétravail, une reprise du travail présentielle est décidée par le chef de service au regard des besoins du service, l’agent bénéficie des conditions d’emploi aménagées, en particulier :

• La mise à disposition de masques chirurgicaux par l’employeur de l’agent, qui devra le porter sur les lieux de travail ;
• Une vigilance particulière de cet agent quant à l’hygiène régulière des mains ;
• L’aménagement de son poste de travail (bureau dédié ou limitation des risques avec, par exemple, un écran de protection, limitation du contact avec le public ou, à défaut, écran de protection, distanciation physique assurée, renouvellement d’air adapté etc.)

Les agents vulnérables dont les missions ne peuvent être exercées en télétravail et qui, malgré les mesures mises en place par leurs employeurs, estiment ne pas pouvoir reprendre leur activité en présentiel, doivent justifier leur absence du service en sollicitant, sous  réserve des nécessités de travail, la prise de congés annuels, de jours de récupération du temps de travail ou encore du compte épargne-temps. Tout agent absent du travail et qui justifiera d’un arrêt de travail délivré par son médecin traitant, sera placé en congé de maladie selon les règles de droit commun.

Quel justificatif doit produire un agent vulnérable pour bénéficier des dispositions de la circulaire ?Les agents présentant une des pathologies mentionnées à l’article 2 du décret n°2020-1098 du 29 août2020 et les agents présentant un des facteurs de vulnérabilité mentionnés dans l’avis du Haut Conseil de santé publique du 19 juin 2020 bénéficient de droit des mesures respectivement prévues pour chacunede ces deux situations par la circulaire du 1er septembre 2020, sur la base d’un certificat rédigé par unmédecin traitant précisant dans quelle catégorie se trouve l’agent.

Quelle situation pour parents devant assurer la garde de leurs enfants du fait de l’épidémie deCOVID-19 ?Les fonctionnaires devant assurer la garde de leurs enfants en raison de la fermeture de leur établissement d’accueil, de la classe ou de la section, ou encore lorsque leurs enfants sont identifiés par l’Assurance Maladie comme étant cas-contact de personnes infectées sont placés, lorsque le télétravail n’est pas possible, et, sur présentation d’un justificatif de l’établissement attestant que l’enfant ne peut être accueilli ou d’un document de l’assurance maladie attestant que leur enfant est considéré comme cas contact à risque, en autorisation spéciale d’absence (ASA). Les agents contractuels de droit public dans la même situation bénéficient d’un arrêt de travail dérogatoire assorti d’indemnités journalières de sécurité sociale. Ces dispositifs s’appliquent à compter du 1er septembre 2020. Ces autorisations spéciales d’absence ne s’imputent pas sur le contingent d’autorisation spéciale d’absence pour garde d’enfants habituel. Cette mesure ne peut bénéficier qu’à un des parents à la fois. L’agent public remettra à son employeur une attestation sur l’honneur qu’il est le seul des deux parents demandant à bénéficier de la mesure pour les jours concernés.

Organisation du travail et consignes à l’Inserm :

https://intranet.inserm.fr/actualites/Pages/detail.aspx?news_id=352

Port du masqu​e

Le port du masque est obligatoire en permanence dans tou​s les lieux clos, hors des bureaux individuels :

• bureau accueillant au moins deux personnes quel que soit son type
• salle de réunion
• salle de cours ou de formation.
• espace de circulation (couloirs, escaliers, halls, ascenseurs…),
• salle d’expérimentation

Les masques sont portés par toutes les personnes présentes y compris si d’autres mesures de protection physique sont en place, comme des écrans.  Les masques sont mis à disposition par l’employeur. Ils sont distribués aux agents sur leur lieu de travail, en concertation avec les partenaires de l’Institut, notamment avec les hébergeurs des structures de recherche. Ces masques sont de type réutilisable ou à usage unique.

Attention ! Obligatoires pour faire face à la Covid-19, ces masques ne remplacent pas les masques filtrants les particules ou les vapeurs requis sur certains postes de travail.

Port intermittent du masque

La dérogation au principe de port systématique du masque ne peut être envisagée qu’à partir d’une étude au cas par cas, suivant les critères précisés dans le protocole sanitaire diffusé par le ministère du travail.

Les personnels en situation de handicap gênés par ces mesures peuvent solliciter leur responsable ressources humaines pour qu’une solution adaptée soit trouvée.

→ Porter et manipuler son maque : bonnes pratiques (pdf)

→ Télécharger l’affiche de signalétique (pdf)

Gestes barrières

​Le port du masque généralisé n’exclut pas le respect des autres gestes barrières, à savoir :

• Se laver très régulièrement les mains
• Tousser ou éternuer dans son coude ou dans son mouchoir
• Utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter
• Saluer sans se serrer la main ou se faire la bise
• Eviter de se toucher le visage
• Respecter une distance physique d’un mètre minimum

Appliquer la méthode Dang – distance, aération, nettoyage, gestes barrières – permet de se protéger de la Covid-19 sur son lieu de travail.

→ En savoir plus

Cas avérés ou suspectés, et cas contacts

Qu’est-ce qu’un cas contact à risque ?

Un cas contact d’un cas avéré ou suspecté est considéré à risque si, en l’absence d’une protection efficace (masque, vitre ou hygiaphone) :

• il s’est retrouvé en face à face à moins d’un mètre dans un espace clos (par exemple pendant le repas) ;
• il a partagé un bureau, une réunion pendant plus de quinze minutes.

Les cas contacts à risques doivent être recherchés exclusivement dans les 48h qui précédent l’apparition des symptômes du cas suspecté ou du jour du test de dépistage positif du cas avéré.

Que faire en cas de contact à risque ?

Ces cas contacts doivent s’isoler, prévenir leur supérieur hiérarchique et solliciter leur médecin traitant pour établir un certificat d’isolement. Ils doivent réaliser un test de dépistage, sept jours après le dernier contact ou dès l’apparition de symptômes. En l’absence de symptômes, ils peuvent également bénéficier d’un télétravail ponctuel pour la durée d’isolement.

En cas de symptômes

Un agent qui présente des symptômes évoquant la Covid-19 doit retourner à son domicile avec un masque chirurgical pour s’isoler. Il doit contacter son médecin généraliste ou appeler le 15 en cas de difficultés respiratoires ou de malaise.

Tests

Les tests de dépistage (PCR ou sérologiques) ne sont pas du ressort de l’employeur et sont mis en œuvre par chaque personne concernée conformément aux recommandations des autorités de santé publique.

Aucune opération préventive de dépistage ne peut avoir lieu à l’initiative de l’employeur.

Personne à risque ​de forme grave de Covid-19

Pathologies présentant des risques

• cancer évolutif hors hormonothérapie,
• immunodépression congénitale ou acquise,
• diabète avec obésité ou complications vasculaires chez une personne âgée de 65 ou plus,
• insuffisance rénale chronique sévère ou personne dialysée.

Les agents présentant un risque élevé de développer une forme grave d’infection à la Covid-19 doivent bénéficier en priorité de la possibilité de télétravailler. Si le télétravail n’est pas possible, elles sont placées en autorisation spéciale d’absence sur la base d’un certificat d’isolement établi par leur médecin traitant.

Personnes avec autres facteurs de vulnérabilité

Les personnes présentant d’autres facteurs de vulnérabilité peuvent solliciter le médecin du travail pour déterminer si un aménagement de poste est nécessaire pour renforcer les mesures de prévention contre la Covid-19. Ces aménagements incluent les aspects techniques (écrans, barrières…) et organisationnels (rotation d’effectif, horaires décalés, télétravail étendu…).

Proches de personnes vulnérables

Télétravail

Les agents vivant avec des personnes vulnérables peuvent solliciter un télétravail régulier si leurs activités le permettent. Ils doivent pour cela présenter un certificat du médecin traitant de la personne vulnérable.

Aménagement de poste

En cas d’impossibilité de télétravail, les agents peuvent solliciter le médecin du travail pour déterminer si un aménagement de poste est nécessaire afin de renforcer les mesures de prévention contre la Covid-19.

Congés

Les agents peuvent également solliciter, sous réserve des nécessités de service, la prise de congés ou de jours de CET.

Arrêt de travail

Tout agent justifiant d’un arrêt de travail délivré par son médecin sera placé en congé de maladie selon les règles de droit commun.

Parent d’enfants scolarisés

Les parents contraints de rester à leur domicile pour assurer la garde d’un ou de plusieurs enfants en raison d’une fermeture de classe ou d’école peuvent solliciter un télétravail ponctuel si leurs activités sont télétravaillables, et dans la mesure où l’autonomie de l’enfant le permet. À défaut, ils sont placés en autorisation spéciale d’absence.

Modalités spécifiques de télétravail

Pour favoriser la protection de la santé des personnels et dès lors qu’il est pleinement compatible avec l’activité de la structure, le télétravail peut constituer une organisation du travail pertinente. Il peut répondre à un besoin régulier ou à une situation ponctuelle.

Télétravail régulier

La possibilité de télétravailler est ouverte aux personnels dès lors qu’ils disposent du matériel adéquat et que leurs activités sont télétravaillables.

Jusqu’à deux jours de télétravail

Pour favoriser la rotation des personnels présents dans un même espace de travail, le directeur d’unité ou le chef de service peut autoriser les personnels de sa structure à télétravailler jusqu’à deux jours par semaine.

L’augmentation de la quotité de télétravail au-delà de deux jours (ou trois jours dans des situations exceptionnelles), reste possible pour des raisons médicales particulières. Cette augmentation doit dans tous les cas être préconisée par le médecin du travail.

Déposer sa demande sur Gaia

L’ensemble des demandes de télétravail régulier doivent être effectuées via l’outil Gaia.

Dans un objectif de simplification, la validation électronique du dossier par le responsable ressources humaines est suffisante, sans qu’une décision soit éditée. Les personnels ayant déjà déposé une demande et souhaitant augmenter leur quotité de télétravail doivent déposer une demande de modification.

Sur décision du responsable hiérarchique, la condition d’ancienneté de six mois sur le poste normalement requise peut-être écartée.

La gestion de jours de télétravail flottants n’étant pas prévue à ce jour dans Gaia, les jours de télétravail mentionnés dans Gaia peuvent être modifiés sur accord écrit du responsable hiérarchique (courriel par exemple), dans la limite du nombre maximum de jours télétravaillables prévu par semaine.

Faire sa demande avant le 15 octobre

Pour éviter un surcroît de gestion, et sauf demande contraire de l’agent ou du responsable hiérarchique, l’ensemble des situations de télétravail déjà formalisées via l’outil Gaia sont reconduites automatiquement, sans qu’une décision administrative soit nécessaire, jusqu’au 31 décembre 2020.

Les situations de télétravail régulier n’ayant pas fait l’objet d’une demande formalisée via Gaia devront être régularisées au plus tard le 15 octobre 2020

→ Se rendre sur Gaia

Télétravail ponctuel

Le télétravail ponctuel peut être envisagé à titre dérogatoire jusqu’à cinq jours par semaine et pour une durée limitée, dans deux cas de figure

• Pour une personne identifiée comme cas contact, pour la durée nécessaire à la réalisation du test et à la période d’isolement, et sur présentation d’un certificat d’isolement (pouvant être transmis a posteriori) ;
• Pour un parent d’enfant dont la classe a été fermée, pour la durée de fermeture, sur présentation d’un justificatif de fermeture de la classe/école et d’une attestation sur l’honneur qu’il est le seul des deux parents à garder l’enfant.

Le télétravail ponctuel est accordé sur la base des justificatifs présentés. Il n’est pas nécessaire de déposer sa demande dans l’outil Gaia. L’agent doit toutefois transmettre ses justificatifs à son pôle ressources humaines.

Missions en France et à l’étranger

Les missions à l’intérieur du territoire métropolitain ne font l’objet d’aucune restriction spécifique autre que les consignes sanitaires nationales.

Pour les déplacements des personnels à l’étranger et l’accueil de chercheurs étrangers, consulter la note du fonctionnaire de sécurité de défense du 4 septembre 2020 (pdf).

Réunions, formations, colloques

Les regroupements de personnes dans le cadre de réunions, de colloques ou de formation sont possibles à la condition que l’organisateur s’assure du respect des mesures barrières.

Un mètre de distance

Le nombre de personnes qui peuvent être accueillies est déterminé par la capacité du lieu en y appliquant les mesures de distanciation physique : un mètre de distance à tout moment entre les participants et 4 m² par personne. Une vigilance toute particulière est portée aux conditions de restauration.

Port du masque

Les réunions et formations en présentiel devront se conformer aux recommandations du port du masque. Des masques à usage unique sont proposés aux agents en formation à raison d’un masque par demi-journée de formation.

Nettoyage des matériels

Concernant les matériels mis à disposition des personnels (claviers et souris d’ordinateurs) des lingettes virucides sont fournies aux stagiaires pour nettoyage en début et fin de session. Des mesures plus contraignantes concernant les rassemblements peuvent être prises par les préfets de département.

Restauration collective et titre repas

Les conditions et les modalités d’accès des personnels aux restaurants collectifs sont déterminées par les gestionnaires de ces espaces conformément au protocole ministériel. Le gestionnaire veille à leur application par les utilisateurs.

Les personnels ne disposant d’aucun accès à un restaurant collec​​tif pourront bénéficier de titres-repas sur demande de la délégation régionale.

Il est rappelé que les jours effectués en télétravail n’ouvrent pas droit à l’attribution de titre​s-repas.​​

Récapitulatif des mesures à appliquer selon la situation des agents

Situation administrative des agents Inserm impactés par l’épidémie de Covid-19 à compter du 1er septembre 2020

​Cas	​Situation ​	​Justificatif à présenter par l’agent ​	​Mesure à appliquer​
​​​​​​ Personne vulnér​able	​Agent présentant l’une des pathologies mentionnées l’article 2 du décret n° 2020-1098 du 29 août 2020 [1]	​Certificat rédigé par un médecin traitant précisant que l’agent se trouve dans cette situation	​Privilégier le télétravail (demande à faire dans Gaia) [3]. Si le télétravail n’est pas possible, placer l’agent en ASA.
	​​​​​Agent présentant l’un des ​facteurs de vulnérabilité rappelés dans l’avis du HCSP du 19 juin 2020 [2]	​Certificat rédigé par un médecin traitant précisant que l’agent se trouve dans cette situation	​Privilégier le télétravail (demande à faire dans Gaia) [3]. Organiser le travail selon les indications du médecin du travail : conditions matérielles (écrans, barrières, etc.) et/ou organisationnelles (rotation des effectifs, horaires décalés, etc.). Placer l’agent qui le demande en congé (CA, ARTT, CET), sous réserve des nécessités de services ou, s’il présente un arrêt de travail, en congé de maladie ordinaire de droit commun.
	​​Agent présentant d’autres facteurs de vulnérabilité (état de santé ; handicap, ét​​at de grossesse)​	​Certificat médical ou déclaration de grossesse	​Organiser le travail selon les indications du médecin du travail : conditions matérielles (écrans, barrières, etc.) et/ou organisationnelles (rotation des effectifs, horaires décalés, télétravail (demande à faire dans Gaia) [3], etc.). Placer l’agent qui le demande en congé (CA, ARTT, CET), sous réserve des nécessités de services ou, s’il présente un arrêt de travail, en congé de maladie ordinaire de droit commun.
	​Agent partageant son domicile avec une personne présentant l’une des pathologies mentionnées l’article 2 du décret n° 2020-1098 du 29 août 2020 [1] ou l’un des facteurs de vulnérabilité rappelés dans l’avis du HCSP du 19 juin 2020 [2]​ ​	​Certificat rédigé par un médecin traitant de la personne vulnérable précisant qu’elle se trouve dans l’une de ces situations​	​Privilégier le télétravail (demande à faire dans Gaia) [3]. Organiser le travail selon les indications du médecin du travail : conditions matérielles (écrans, barrières, etc. et/ou organisationnelles (rotation des effectifs, horaires décalés, etc.). Placer l’agent qui le demande en congé (CA, ARTT, CET), sous réserve des nécessités de services ou, s’il présente un arrêt de travail, en congé de maladie ordinaire de droit commun
​​​​​Agent testé pour la Covid-19	​Agent testé positivement et reconnu malade de la Covid-19	​Arrêt de travail du médecin traitant​	​Placer l’agent en congé de maladie ordinaire de droit commun
	​Agent testé positivement, asymptomatique ou peu symptomatique	​Justificatif permettant d’attester la nécessité d’isoler l’agent (certificat médical ; information personnelle de transmise par l’assurance maladie, etc.)	​Privilégier le télétravail (accord par échange écrit, pas de demande dans Gaia). Si le télétravail n’est pas possible, placer l’agent en ASA.
	​​Agent cas-contact placé à titre préventif en isolement, dans l’attente des résultats du test
​​Agent parent d’enfant(s) scolarisé(s) ou assimilé(s) [4]	​Fermeture d’école ou de classe (ou indisponibilité du mode de garde)	​Justificatif de l’établissement ou de la personne en charge de la garde de l’enfant + attestation sur l’honneur de l’agent indiquant qu’il est le seul des 2 parents demandant à bénéficier de la mesure pour les jours concernés	​​ ​Privilégier le télétravail (accord par échange écrit, pas de demande dans Gaia). Si le télétravail n’est pas possible (activité non télétravaillable ou enfant pas suffisamment automne) : placer l’agent en ASA.
	​​​Enfant identifié comme cas-contact	​Information de l’assurance maladie + attestation sur l’honneur de l’agent indiquant qu’il est le seul des 2 parents demandant à bénéficier de la mesure pour les jours concernés​

[1] Article 2 du décret n° 2020-1098 du 29 août 2020 pris pour l’application de l’article 20 de la loi n° 2020-473 du 25 avril 2020 de finances rectificative pour 2020)
[2] Avis du Haut Conseil de santé publique du 19 juin 2020​
[3] Pour toute demande de télétravail supérieure à 3 jours, le médecin du travail doit être saisi.
[4] Concerne les divers modes de garde existants (crèche, assistants maternels, etc.)​